Vacature secretaris regio-evenement Scout it out 2025

In 2025 wil Regio Hollands Midden in het najaar een evenement voor alle speltakken (land en water) en  alle groepen van de eigen regio laten plaatsvinden: Scout it out 2025. 

• Dit evenement zal worden georganiseerd door een organisatieteam (OT) dat wordt  samengesteld voor de duur van voorbereiding, uitvoering en afronding van het evenement. Het  OT zal tenminste bestaan uit 2 projectleiders, een penningmeester, een secretaris, een hoofd  programma, een hoofd HRM en een hoofd communicatie. 

• Doelstelling voor het OT: Organiseer een inspirerend, uitdagend, aantrekkelijk en veilig 1-daags  evenement met een attractief programma (zo mogelijk in thema), waarin (naast eventueel beschikbare activiteiten van het festivalterrein) aanvullend activiteiten uit alle acht  activiteitengebieden van Scouting Nederland terug komen. 

• Aan het OT wordt een projectopdracht meegegeven, waardin de belangrijkste kaders voor het  regio-evenement zijn aangegeven. Ook worden een Handleiding middelgrote evenementen en  een toolkit voor deze evenementen door de regio beschikbaar gesteld aan het OT.

• Je bezigheden: Als secretaris ben je lid van het organisatieteam (OT) en zorg je voor optimale  ondersteuning van vergaderingen, help je met het opstellen van de draaiboeken voor het  evenement, je verzorgt de inschrijving voor het evenement in SOL en draagt zorg voor de  interne en externe communicatie. 

• Tijdsbesteding: We verwachten dat je, tot 1 maand na Scout-It-Out 2025, gemiddeld 1 tot 2 uur  per week met deze klus bezig bent. Naar mate het project de uitvoeringsdatum nadert zal de  gemiddelde tijd per week hoger zijn dan bij de start van het project in het voorjaar van 2024. 

• Je beloning: Het OT en alle medewerkers zijn dankzij jou op de hoogte van alle afspraken en  hebben alle benodigde documenten binnen handbereik. De deelnemers zijn prima geïnformeerd over het evenement. Daardoor is de Scout It Out 25 voor hen een groot succes! Je kunt daarbij  ontzettend veel leren en krijgt daar ook de ruimte voor en de ondersteuning bij. Je kunt je eigen  profiel als OT lid van een groot evenement aanscherpen en werken aan je eigen ontwikkeling. 

Voor de vacature Secretaris zoeken we een enthousiaste administratieve organisator uit de eigen regio  die enige ervaring heeft in de functie van secretaris bij evenementen of activiteiten op groeps-, regio-, of  landelijk-niveau, bij voorkeur voor scouting. De secretaris zorgt ervoor dat iedereen de juiste  documenten kan inzien en verzorgt de verslagen van de overleggen van het OT. 

Na sluitingdatum worden kandidaten geselecteerd en uitgenodigd voor een kennismaking gesprek.